Volles Tagesgeschäft, kaum qualifizierte Mitarbeiter. Deswegen externe Unterstützung gesucht.

Ich bin Moritz F., einer von zwei Geschäftsführern und CFO einer mittelständischen Unternehmensberatung. Wir bieten unseren Kunden im weitesten Sinne SAP-Beratung aus einer Hand. Dazu setzen wir hochkarätige Spezialisten mit SAP-Erfahrung – vor allem aus dem Freiberufler-Umfeld – ein, um die Bedürfnisse unserer Kunden rund um SAP bestmöglich zu befriedigen.

Die Herausforderungen waren vor allem das Aufgaben-Volumen und die zeitnahe Abarbeitung. Ich war die einzige Kraft, die sich um die kaufmännischen Themen gekümmert hat – zusätzlich zu meinen Aufgaben als Geschäftsführer, CFO, Berater und Kleinpartner unserer Kunden.
Das ist immer mehr geworden, bis die transaktionellen Tätigkeiten nicht mehr wirtschaftlich von mir abgearbeitet werden konnten.
Dann stand die Frage: Um was kümmere ich mich jetzt? Wo setze ich meine Prioritäten?
Oft wurden andere Themen bevorzugt – vor den kaufmännischen Aufgaben. Und deswegen habe ich jemanden gebraucht, der mich dabei unterstützt, dies zu ändern – und vor allem die Aufgaben auch zeitnah erledigt.

Die Stelle war lange nicht als eigene Position definiert.
Mit steigendem Geschäftsvolumen sowie Anforderungen wurde klar, dass wir Unterstützung brauchen. Zunächst sind wir davon ausgegangen, dass uns Studenten oder Aushilfen unter die Arme greifen können. Das scheiterte allerdings an unregelmäßigen Arbeitszeiten und mangelnder Qualifikation, sodass die Anforderungen nicht in guter Qualität erfüllt werden konnten.
Somit war unsere Überlegung, uns zunächst auf freiberuflicher Basis unterstützen zu lassen, um den Bedarf zu prüfen. Mit der Option, evtl. später jemanden fest einzustellen.

Ja, wir haben es mit Studenten probiert und auch mit einer selbstständigen, fachspezifischen Assistenz aus dem Controlling- und Steuerbereich. Diese ist jedoch nicht so “ins Fliegen gekommen”.
In einem Zeitraum von etwa 9 Monaten haben wir verschiedene Anläufe mit unterschiedlicher Intensität und Aufgabenspektren genommen – bis wir zu Dir gekommen sind.

Ja, das war ein Punkt. Deshalb haben wir Aushilfen in der Vergangenheit bewusst nur einfache + unkritische Tätigkeiten gegeben. Personalthemen, Controlling oder Kontakte mit Steuerberatern, Freiberuflern oder Kunden haben wir zurückgehalten.
Eine studentische Aushilfe war nach außen gar nicht sichtbar, ausschließlich intern.
Mit einer kaufmännischen Unterstützung wie Dir ist das anders, da kann man – wenn man sicher ist, dass die Arbeit Hand und Fuß hat – auch höhere und kritischere Aufgaben abgeben.

Mein Ziel war klar: Entlastung und die Erledigung von Punkten, die für mich zeitlich zu aufwendig waren. Die kaufmännischen Aufgaben sind oft hinten runtergefallen.
Der Grund für meine Entscheidung war, dass ich von Anfang an den Eindruck hatte, dass alle Aufgaben bei Dir in guten Händen sind – zuverlässig und gewissenhaft erledigt.
Mir war wichtig, eine Unterstützung zu haben, die ich nicht permanent kontrollieren muss. Ich hätte dadurch nichts gewonnen.

Wir haben eine intensive und gestaffelte Einarbeitung gemacht, das war mir wichtig. So konntest du weitgehend selbständig arbeiten.
Mit zunehmendem Aufgaben-Volumen habe ich nicht mehr nachkontrolliert, sondern konnte mich darauf verlassen, dass die Dinge erledigt werden.
Genau die gewünschte Entlastung – und die Zusammenarbeit hat sehr gut geklappt.

Ich schätze das als mittleren Arbeitsaufwand ein, da unsere Prozesse doch eine gewisse Komplexität haben.
Wir haben keine sehr gebräuchlichen Tools im Einsatz, eher Exoten-Tools.
Was die Prozesse betrifft, sind diese oft gewachsen und noch nicht optimiert. In die es erforderlich ist, sich einzuarbeiten.
Sodass ich nicht gesagt habe zu dir: “Und hier ist jetzt die Reisekostenabrechnung, mach mal.”
Mir war es wichtig, Zeit für die Einarbeitung aufzuwenden und sie dadurch auch sicherzustellen. Das habe ich gerne gemacht. Weil nur dann kann ich von dir erwarten, dass die Aufgaben ordentlich und in guter Qualität abgearbeitet werden.
Alles andere wäre ein “Rumgewürge” gewesen, mit dem wir beide nicht glücklich geworden wären.

Ich habe umfangreiche und langjährige Erfahrung mit Freelancern. Da diese Form der Zusammenarbeit auch Teil unseres Geschäftsmodells ist.
Diese Freelancer sind Personen, die einen ganz klaren SAP-Fokus haben. Und in Bezug auf ihre Vita auch gewohnt sind, selbstständig zu arbeiten.

Für alle, die Unterstützungsbedarf benötigen und die Zeiten freiräumen wollen oder müssen, um sich anderen Dingen zu widmen.
Ganz klar: wenn es um umsatzgenerierende Tätigkeiten geht – die stehen immer im Vordergrund. Ich würde im Zweifelsfall eine zwar wertschöpfende, jedoch nicht umsatzrelevante Tätigkeit – wie es oft im kaufmännischen Bereich der Fall ist – immer, wenn es “hart auf hart kommt”, an eine zuverlässige Unterstützung wie Dich delegieren.“

Die Zusammenarbeit war stets professionell, unkompliziert und geprägt von Offenheit.
Die Themen, die wir besprochen haben, hast du wunderbar und zeitnah erledigt. Ich hatte bei dir immer das gute Gefühl der Verlässlichkeit.
Wenn es mal Rückfragen gab, hast du dich auch getraut, die zu stellen.
Insofern war das bisher echt eine super angenehme, tolle Zusammenarbeit. Offen geblieben ist nichts, Dinge konnten wir klären.
Das hat mir gut gefallen und gefällt mir gut. Durchaus verlässlich und gute Qualität.

Es mag Situationen geben, in denen jemand vor Ort sein muss. Nach meiner Erfahrung – und wir haben über 10 Jahre Erfahrung in der Remote-Arbeit – ist es eine Frage der Organisation und lässt sich bewerkstelligen. Du bist mit deinen Dienstleistungen keine Empfangsdame, die präsent vor Ort sein muss. Deswegen ist es in dem Hinblick immer eine Frage der Organisation.

Was die Einarbeitung betrifft: mir persönlich war es wichtig, eine intensive Einarbeitung vorzunehmen. Ich kenne den Zielkonflikt, dass man für solche Dinge oft keine Zeit hat. Allerdings darf man sich dann auch nicht wundern, wenn die Arbeitsergebnisse zu wünschen übrig lassen.
Andernfalls müsste man im Notfall bereit sein, Dinge im Nachgang zu korrigieren.

Das heißt: je besser die Einarbeitung, desto besser die Qualität – es zahlt sich früher oder später aus.
Die Alternative wäre, einfach Themen über den Tisch zu werfen und zu sagen: “Arbeite dich da mal ein und komm mit Rückfragen.” Wenn das der Fall ist, muss man aber auch die Zeit für Rückfragen aufwenden.

Lange Rede, kurzer Sinn:
die Zeit, die man am Anfang in die Einarbeitung investiert, ist nach meinem Dafürhalten gut und besser investiert, als wenn man die ganzen Rückfragen im Nachhinein klären muss.

Ausprobieren.
Und sich im Vorfeld überlegen: “Brauche ich eine kaufmännische Unterstützung und wo kann sie mir unter die Arme greifen?”
Das haben wir auch in unserer Zusammenarbeit mit dir festgestellt: wir haben mit einfacheren Tätigkeiten angefangen – z. B. mit dem Ausziffern von Kontoumsätzen, innerhalb der Beleg-Vorerfassung. Das kann dann jedoch wachsen.

So würde ich das jedem anderen Unternehmer raten: im ersten Schritt eine Art “Testballon” zu starten, gerne auch mit einer einfachen, transaktionalen und zeitaufwendigen Tätigkeit.
Und dann schauen, wie das Vertrauensverhältnis ist. Und wie zuverlässig die Person ist.
Wenn beides positiv ist und die Zusammenarbeit klappt, dann weitere, komplexere Tätigkeiten delegieren.“